Frågan ställs som ett vägval, men kanalerna löser olika problem. Telefon är bra på djup, mejl är bra på bredd. Team som lyckas med mötesbokning använder båda, i en bestämd ordning och av olika skäl.
Vad telefonen är bra på
Ett samtal ger något inget mejl kan ge: en dialog. Ni hör tvekan, kan bemöta en invändning direkt och läsa av om tajmingen är fel eller om personen bara är upptagen. För komplexa erbjudanden som kräver förklaring är telefonen fortfarande överlägsen.
Priset är räckvidd. En van bokare hinner kanske femtio till åttio uppringningar om dagen och når fram till en bråkdel. Kapaciteten är hårt kopplad till antalet timmar, och timmarna är dyra.
Vad mejlet är bra på
Mejl skalar. Hundratals relevanta kontakter i veckan är fullt möjligt utan att kvaliteten faller, förutsatt att personaliseringen är verklig. Mottagaren svarar när det passar, vilket ger högre svarsfrekvens från personer som aldrig hade tagit ett okänt samtal mitt i en arbetsdag.
Mejl ger också något telefonen inte gör: data. Ni ser vilka ämnesrader som fungerar, vilka segment som svarar och var i sekvensen intresset dör. Den återkopplingen gör nästa månads utskick bättre på ett sätt som magkänsla från ringpasset sällan gör.
Nackdelen är att inkorgen är full och att tröskeln för att ignorera ett mejl är noll. Utan ett skarpt urval blir mejl brus.
Kombinationen som fungerar
Använd mejl för att hitta värmen och telefon för att omvandla den. I praktiken innebär det att mejlet går först och brett, och att samtalet reserveras för dem som visat någon form av intresse. Då ringer ni inte längre kallt, utan följer upp, och skillnaden i mottagande är påtaglig.
- Dag 1: personligt mejl med en konkret fråga.
- Dag 3: kort uppföljning som tillför något nytt.
- Dag 5: samtal till dem som öppnat eller svarat kort.
- Dag 8: kontakt via LinkedIn för dem som inte nåtts på telefon.
- Dag 14: avslutande mejl som gör det lätt att tacka nej.
Kostnaden per möte skiljer sig
Ett telefonbokat möte kostar i regel mer eftersom det förbrukar mänsklig tid rakt av. Ett mejlbokat möte har låg marginalkostnad men kräver att flödet är rätt uppsatt från början. Räknat på helheten brukar den kombinerade modellen ge lägst kostnad per vunnen affär, eftersom telefontiden läggs där sannolikheten redan är förhöjd.
Se hur siffrorna ser ut i vad mötesbokning kostar, eller läs om mötesbokning som tjänst.